“Barang memang beli untuk company, tapi resit keluar atas nama saya sendiri. Masih boleh masuk sebagai belanja company?”
Situasi ini memang biasa berlaku.
Director mungkin membeli laptop menggunakan kad kredit sendiri. Pekerja membayar parking menggunakan duit sendiri. Barang pejabat pula dibeli secara online menggunakan akaun peribadi.
Selepas itu, semua resit diberikan kepada bahagian akaun untuk direkodkan sebagai perbelanjaan syarikat.
Persoalannya, adakah resit atas nama personal terus tidak boleh digunakan?
Tidak semestinya.
Perkara yang lebih penting ialah syarikat perlu dapat menunjukkan bahawa perbelanjaan tersebut benar-benar dibuat untuk tujuan perniagaan.
Resit nama personal bukan terus jadi belanja personal
Contohnya, director membeli sebuah monitor untuk digunakan oleh pekerja di pejabat.
Harga monitor ialah RM1,500.
Bayaran dibuat menggunakan kad kredit director dan resit pula dikeluarkan atas nama director.
Walaupun nama syarikat tidak tertera pada resit, ia tidak semestinya bermaksud perbelanjaan tersebut terus menjadi perbelanjaan peribadi.
Syarikat perlu mempunyai rekod yang boleh menerangkan transaksi tersebut.
Antara perkara yang patut jelas ialah:
- Apa yang dibeli?
- Kenapa ia dibeli?
- Siapa yang menggunakan barang tersebut?
- Adakah ia digunakan untuk operasi syarikat?
- Siapa yang membuat bayaran?
- Adakah syarikat membayar semula kepada director?
HASiL sendiri mengiktiraf keadaan tertentu apabila pekerja mendahulukan wang bagi pihak majikan. Dokumen seperti bil, resit, invois dan bukti pembayaran digunakan untuk menyokong tuntutan tersebut.
Maksud mudahnya:
Nama pada resit penting, tetapi bukan satu-satunya perkara yang menentukan sama ada sesuatu perbelanjaan itu berkaitan dengan syarikat atau tidak.
"yang penting, rekod mesti boleh
menerangkan transaksi"
Masalah biasanya timbul apabila semuanya bercampur.
Contohnya:
Director beli laptop atas nama sendiri.
Bayaran guna kad sendiri.
Laptop dibawa balik ke rumah.
Tiada rekod siapa yang menggunakannya.
Syarikat pula terus memasukkan pembelian tersebut sebagai belanja syarikat.
Apabila ditanya, penjelasannya hanya:
“Memang beli untuk company.”
Penjelasan seperti itu sahaja mungkin tidak mencukupi.
HASiL menekankan kepentingan menyimpan dokumen seperti invois, rekod pembelian, penyata bank dan resit bagi menyokong perbelanjaan perniagaan. Malah, penyata kad kredit sahaja tidak semestinya mencukupi tanpa rekod sumber seperti resit.
Jika director atau pekerja mendahulukan duit untuk syarikat, rekodkan transaksi tersebut dengan jelas dan buat tuntutan bayaran balik jika berkaitan.
Jika barang yang dibeli merupakan aset syarikat seperti komputer atau peralatan pejabat, ia juga perlu direkodkan dengan cara yang betul sebagai aset, bukannya terus dicampurkan dengan semua perbelanjaan biasa.
Dan jika sesuatu barang sebenarnya digunakan untuk kegunaan peribadi, jangan terus menganggap keseluruhan kos itu sebagai perbelanjaan syarikat.
Kesimpulan
Resit atas nama personal tidak semestinya terus gagal sebagai perbelanjaan syarikat.
Tetapi syarikat perlu mempunyai dokumen dan rekod yang jelas untuk menunjukkan bahawa perbelanjaan tersebut benar-benar dibuat bagi tujuan perniagaan.
Lebih baik lagi, apabila membeli sesuatu untuk syarikat, gunakan maklumat syarikat pada invois atau resit.
Ini akan menjadikan rekod lebih kemas dan lebih mudah diterangkan kemudian.
Yang menjadi masalah bukan sekadar nama personal pada resit. Yang menjadi masalah ialah apabila tiada bukti yang jelas bahawa pembelian itu benar-benar untuk syarikat.
"Pematuhan yang baik bermula dengan kefahaman yang betul."
Perlukan bantuan menyusun akaun dan cukai?
Kami membantu pemilik perniagaan menyediakan akaun, menyemak pendapatan serta perbelanjaan dan menguruskan pelaporan cukai dengan lebih teratur.
Hubungi kami untuk mendapatkan semakan awal berkaitan akaun dan cukai perniagaan anda.
Nota Peringatan:
Artikel ini disediakan untuk tujuan maklumat umum. Kami tidak bertanggungjawab atas sebarang kehilangan atau kerugian yang timbul akibat tindakan atau keputusan yang dibuat berdasarkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Dinasihatkan supaya tidak mengambil sebarang tindakan berdasarkan kandungan artikel ini tanpa mendapatkan nasihat dari profesional yang bertauliah.
